El desarrollo de cualquier página web de una empresa sin importar el propósito por el cual se está desarrollando ya sea para obtener correos electrónicos de los visitantes o para mostrar algunos banners publicitarios siempre requiere el uso de tres tipos de páginas web básicas. Esto incluye la página de «Aviso Legal», la Política de Privacidad y la Política de Cookies. Mientras que el GDPR y la LOPDGDD se ocupan del problema de los datos personales, la LSSI-CE exige la identificación de los tuyos. Los «Términos de uso/Contratación» dependen del tipo de tu página web, y deben estar siempre al día.
Es fácil hacer un sitio web pero hay un problema que molesta a todos aunque no puedan vivir sin él… y es el «papeleo» de Internet. Sí, tú definitivamente tienes que lidiar con los asuntos legales del mundo de Internet, al menos si deseas evitar multas.
Pero la situación varía un poco en lo que respecta a las empresas en España ya que no importa si estamos considerando una empresa de un solo propietario que trabaja en un blog o una empresa mediana que trabaja en su tienda en línea ya que prácticamente no hay diferencia. Lo importante es que casi el 60% de los sitios web que funcionan en nuestro país infringen al menos un artículo de la legislación de protección de datos personales y sin duda hay un número suficiente de oportunidades para cometer errores que podrían costar muy caro a las empresas.
El objetivo aquí, con la ayuda del manual, es que usted tome conciencia de los documentos y por qué no es posible simplemente usted lleve a cabo los mismos procedimientos en su propia jurisdicción para crear un sitio web pacífico.
Qué son los textos legales de una página web y por qué son obligatorios
El papel de los términos y condiciones o cualquier otro documento legal es simplemente el acuerdo que usted hace con cada una de las personas que visitan su sitio web. Ello cuenta todo acerca de usted, qué haces con los datos de los usuarios, la información esencial para el cliente y las normas que regulan el uso de su sitio.
La legislación y la regulación no existen porque los programadores lo deseen sino porque tienen como objetivo proteger a los usuarios de manera que la información personal de los usuarios no pueda ser usada indebidamente ni sufrir posibles fraudes en línea. Por ejemplo, en España si un sitio web tiene algún propósito económico a través de los anuncios o incluso de los formularios para captar correos, entonces tiene la obligación de identificarte y cumplir la normativa, y no hay excepciones.
Qué leyes exigen textos legales en España: RGPD, LOPDGDD y LSSI explicadas fácil
Para evitar cualquier confusión con todos los distintos acrónimos deberías seleccionar sólo tres de los más importantes.
- RGPD (Reglamento General de Protección de Datos): es la norma europea. Exige transparencia en los datos personales. Es decir, hay que detallar cuáles recoges, para qué se emplean, dónde los almacenas, etc.
- LOPDGDD (Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales): es la versión «made in Spain» del reglamento anterior. Viene a decir lo mismo, pero con particularidades propias de nuestro país.
- LSSI-CE (Ley de Servicios de la Sociedad de Información y de Comercio Electrónico): esta es la que regula «el negocio». Es la que te obliga a revelar quién eres (tu CIF, dirección, nombre y otros datos) si vendes algo o generas ingresos con la web.
Tenemos que hacer hincapié en este punto para aclarar nuestra posición. No estamos hablando de decisiones que una persona tenga la opción de elegir por sí misma. En realidad todo está cubierto por la ley y hay duras penas asociadas a ello. El miedo no es el elemento que necesitamos inculcarles.
Qué pasa si tu web no tiene textos legales: sanciones reales de la AEPD
Aquí es donde la situación podría complicarse.
Las grandes empresas tienen que estar bajo la supervisión de la AEPD, pero también las webs pequeñas, las cuales pueden ser objeto de quejas ante la AEPD si detecta incumplimientos evidentes. No es racional en este momento que el organismo supervise todos los sitios web que están disponibles ahí afuera, pueden hacerlo si reciben una queja o si es necesario.
Ejemplos de multas y expedientes sancionadores en España
La cantidad de las multas puede variar desde 600 euros en el caso cuando la infracción no sea muy grave (por ejemplo no tener visible el enlace al aviso legal en el sitio web). Las violaciones son multadas mucho más fuertemente-el procesamiento de datos personales sin el consentimiento de los usuarios o la falta de una política de privacidad en absoluto puede costar miles de euros. También existen casos de imponer sanciones a pequeñas empresas con respecto al uso de cookies y al envío de boletines informativos sin una casilla de aceptación clara.
Más allá de la multa: daño reputacional y reclamaciones de usuarios
Además del dinero, está tu reputación. Es bastante obvio que cuando los clientes potenciales llegan a tu sitio web y compran productos y no hay forma de que ellos puedan saber quién eres y qué vas a hacer con los datos que te comparten, es bastante natural que sean escépticos contigo. Los textos legales para tu web son otra manera de demostrar que eres un profesional serio.
Documentos legales obligatorios para una página web en España
Esto depende de lo que haga tu sitio web; hay tres que definitivamente necesitan aparecer.
Qué es el aviso legal de una web y qué información debe incluir
Esto es extremadamente famoso y mucha gente se pregunta si necesitan poner una advertencia en sus sitios web o no.
¡Por supuesto que sí si es un sitio web de negocios. Ya que en esta sección se necesita tu nombre como identificación ya que tu nombre se menciona en el título del sitio web y por lo tanto esta parte es obligatoria.
Datos obligatorios del aviso legal según la LSSI-CE
Para cumplir la ley, debes incluir:
- Nombre completo del titular o razón social de la empresa.
- NIF o CIF.
- Dirección física (no vale un apartado de correos).
- Datos de inscripción en el Registro Mercantil (si eres empresa).
- Un email de contacto directo.
Cualquiera que sea lo que pase nos aseguraremos de que en ningún caso puedas alegar que pusiste datos antiguos o un descuido si te sancionan y proporciones información errónea. En realidad es el deber de cada individuo asegurarse de que se ingresen datos correctos al sistema y mantenerlo actualizado.
Política de privacidad web obligatoria: qué es y cómo redactarla
Debe tener una página dedicada a su política de privacidad la cual incluya toda la información acerca de cómo se utilizarán el nombre y el correo electrónico que recopile de ellos ya sea a través de su formulario de contacto o al suscribirse a su blog. La verdad es que aunque ahora parezca poco importante, las multas dolerán igual si llegan por omitir esto.
Qué información debe incluir la política de privacidad según el RGPD
La comprensión de esto no será difícil(ya que no es un texto extenso de 50 páginas). Lo siguiente tiene que quedar claro…
- Responsable: quién guarda los datos.
- Finalidad: para qué los usas (¿para enviar publicidad?, ¿para responder dudas?).
- Legitimación: por qué tienes derecho a usarlos (normalmente, porque el usuario te ha dado su consentimiento).
- Destinatarios: si vas a ceder esos datos a terceros (por ejemplo, a tu plataforma de email marketing).
- Derechos: cómo puede el usuario pedirte que borres sus datos o los modifique.
el RGPD exige que los datos se almacenen en servidores seguros.
Política de cookies: cuándo es obligatoria y qué debe decir
No importa si estás usando Google Analytics, píxeles de Meta o algún Plugin de WordPress eso simplemente significa que estás utilizando cookies.
Pero cuando se trata de las cookies necesitas una política junto con un mensaje de aceptación. Aunque esto no parezca tan atractivo es algo que no es opcional.
Tipos de cookies y cuáles requieren consentimiento explícito
Aquí vamos a ver dos tipos de cookies:
- Métodos: Son los esenciales para que el sitio opere (por ejemplo, para sostener el carrito de compras). Estos no requieren permiso.
- De medición y promoción: aquellas que observan la actividad del visitante. Estas SÍ exigen que el usuario pulse en “Aceptar” antes de que se pongan en marcha.
Esto es importante de recordar porque cualquier error dará como resultado sanciones. Ante la duda, siempre es mejor pedir autorización para todo, para que así nada quede fuera.
Términos de uso de un sitio web: definición y momentos para incorporarlos
Puede ser muy fácil confundir estos dos términos pero los «Términos de uso» de cualquier sitio web establecen claramente el tipo de comportamiento que se espera de un visitante del sitio web, por ejemplo las prohibiciones, la propiedad intelectual de tus materiales y así sucesivamente.
Para aquellos que eligen habilitar los comentarios de los usuarios e incluso cuando tu sitio web sea impulsado por una comunidad en la que los usuarios aportan contenido, estas son muy aconsejables.
Qué documentos legales precisas según el tipo de sitio que posees
Eso es distinto a administrar un blog donde narras tus viajes que una tienda donde comercializas calzado. Existen conjuntos especiales de leyes referentes a la gestión de los negocios que operan en línea en España dependiendo de su naturaleza, por eso la necesidad de tener su propio sitio web.
Seguidamente, revisaremos los más habituales, para que identifiques tu situación.
Documentos legales para comercio electrónico: los imprescindibles según la LSSI y la normativa de consumidores
Pero luego cuando se trata de ofrecer bienes o servicios la exigencia aumenta. En relación a estos tres fundamentales serán insuficientes debido a que intervienen los derechos del consumidor. Por lo tanto será necesario añadir más documentación.
Condiciones generales de venta y política de devoluciones
Este es el contrato de compraventa. En este caso en particular el comprador debe asegurarse de que todos los términos estén cubiertos en este contrato incluyendo el precio del producto (el IVA incluido), los costes de envío, el tiempo de entrega y, especialmente, el derecho de desistimiento de 14 días que tiene el comprador para devolver el artículo sin justificación.
En caso de que el consumidor no haya recibido la información adecuada acerca de sus derechos de cancelación este periodo se puede extender hasta por un año entero.
Información precontractual obligatoria en el proceso de compra
Antes de avanzar con «Pagar» tienes que asegurarte de que él haya aceptado de forma explícita tus condiciones de venta. Además es igualmente importante para ti enviarle un correo electrónico de confirmación con todos los detalles de la transacción justo después.
Documentos legales para un blog o sitio corporativo con formulario de contacto
Solo por incluir la opción “Contáctanos” en tu sitio web cuando no tienes la intención de vender nada estarás recopilando datos personales. Es por eso que necesitarás el aviso legal y la política de privacidad.
No debería estar marcada la casilla «He leído la política» por defecto, ya que la casilla no debe aparecer marcada hasta que el usuario sea capaz de leer y verificar su lectura de la política.
Documentos legales para una web con newsletter o captación de leads
Bajo la legislación de la LOPDGDD: Cuando el correo electrónico del destinatario se utiliza para enviarle ofertas, una política de privacidad general no es suficiente, la persona interesada debe ser notificada de manera concreta que se le enviarán comunicaciones comerciales.
Se debería considerar el uso del método llamado «Autenticación de Dos Factores» para verificar la verdad de que la llamada vino de ese suscriptor.
Documentos legales para un SaaS o servicio de suscripción en línea
En cuanto al enfoque de software como servicio (SaaS), los términos de uso del sitio web terminan por denominarse «Condiciones del Servicio».
Esta es la etapa en la que se deben mencionar algunos puntos importantes. Son el Acuerdo de Nivel de Servicio (SLA), la situación si ocurre una interrupción del sistema, la propiedad de la información del usuario que usted publica en su plataforma y por último pero no menos importante los términos de cancelación de la suscripción. Todos estos puntos deben ser proporcionados siguiendo la obligación legal que como organización tienen. Los documentos legales deben ser accesibles y comprensibles para todos.
Documentos legales para webs de profesionales autónomos y freelancers
Dado que usted es un profesional independiente su aviso legal tendrá que consistir no solo en su información fiscal sino también en su número de registro de asociación (si lo tiene, en situaciones donde su línea de trabajo en particular requiera de una regulación) junto con el título académico apropiado que pueda reclamar. Si bien esto es una obligación legal tiene un gran peso de la credibilidad para la persona que quiera contratar sus servicios. También es igualmente invaluable en términos de SEO y E-E-A-T, ya que refuerza las señales de autoridad y confianza.
Cómo conseguir documentos legales para tu web: generadores, plantillas y abogados
Ahora que ya sabes lo que necesitas, la siguiente pregunta que surge es: «¿De dónde puedo conseguir esos documentos?
Básicamente existen tres opciones principales que dependerán únicamente del presupuesto que tengas y de lo complejo que sea tu organización.
Generadores de documentos legales gratuitos para sitios web: beneficios y restricciones
Son accesibles a través de la web y permiten la creación de documentos legales sin coste, ya sea llenando formularios o creando los textos legales con IA.
- Beneficios: es ágil y no supone gasto alguno.
- Restricciones: Son textos estándar. Con frecuencia no están al día con la versión más reciente de la ley española o no contemplan las especificidades de tu negocio (por ejemplo, si vendes productos con garantías particulares).
Sin embargo es sin duda un primer avance y mucho mejor que nada en absoluto. Tenga presente que si usted se mete en problemas como resultado del uso de la IA para la redacción de textos no espere que el dueño de la compañía de IA pague su multa. Esta es la razón por la cual le aconsejamos usarla sólo temporalmente hasta que pueda costear unos de mayor calidad.
Plantillas de aviso legal y política de privacidad: cuándo resultan adecuadas
Estas plantillas se llaman «documentos base» los cuales deberás completar por tu cuenta. Solo serán efectivos si conoces los conceptos básicos.
Sin embargo la verdad del asunto es que hay algo muy malo en el uso de la política de privacidad de otra persona, más particularmente la de tus competidores. Es porque definitivamente terminarás con contenido duplicado que afecta al SEO, además de estar asumiendo obligaciones legales que no te corresponden o citando herramientas que ni siquiera utilizas en tu sitio web.
Cuándo contratar a un abogado especializado en protección de datos
No hay nada mejor que evitar los riesgos si la tienda en línea tiene alta facturación, trata de algunos temas personales que incluyen la religión, las preferencias sexuales, los detalles de la salud, el negocio es un marketplace complejo, un SaaS o, simplemente, puedes asumir el coste.
Contratar la ayuda de un abogado altamente capacitado significa que tendrás que gastar algo de dinero para evitar estar en peligro de enfrentar grandes costos que resulten de las multas las cuales podrían surgir si el caso se complica. La tarea del abogado profesional experimentado será redactar todos tus documentos a medida y se asegurará de que tu negocio sea totalmente legal. No olvides que por entre 150 y 450 euros puedes obtener los documentos legales web de la mayoría de los casos.
Cómo integrar los documentos legales en tu web paso a paso
No tiene sentido tener una gran documentación si Google no la localiza o si no es accesible con facilidad para el usuario final.
Dado que asumimos que deben ser accesibles para el usuario, entonces vamos a dar los modos de como implementarlos.
- Genera páginas separadas: no combines el aviso legal con la política de privacidad. Cada documento debe disponer de su propia dirección (p. ej., tuweb.com/aviso-legal/).
- Enlaces accesibles en el pie: es lo habitual. Coloca los enlaces en el pie de página de tu sitio para que estén disponibles desde cualquier sección.
- Activa el aviso de cookies: emplea una extensión (si trabajas con WordPress, hay alternativas excelentes como Complianz o Cookie Yes) que impida el uso de cookies de análisis hasta que el visitante otorgue su permiso. No es suficiente con el clásico mensaje de “si continúas, aceptas”. Eso ya no resulta válido.
- Protege tu alojamiento: El RGPD exige que los datos se guarden con las salvaguardas de seguridad pertinentes. Un alojamiento con servidores situados en naciones del Espacio Económico Europeo (EEE) como España facilita este proceso al eludir transferencias internacionales que precisan garantías adicionales.
Preguntas Frecuentes
¿Qué derechos y obligaciones tienes al usar Internet?
Los derechos de los usuarios según el RGPD incluyen el derecho de acceso, el derecho a la rectificación, el derecho a la supresión y el derecho a la portabilidad de los datos. Los sitios web deben informar claramente cómo están recopilando los datos de los usuarios y para qué se utilizarían los datos recopilados, y también se debe solicitar el consentimiento de los usuarios para el uso de cualquier cookie no esencial. En la práctica, esto significa que el seguimiento de los usuarios sin obtener antes su permiso no está permitido. Si no cumplen, puedes reclamar ante la AEPD.
¿Cuándo es obligatoria la ley de protección de datos?
Desde el mismo comienzo de cualquier recopilación de datos personales en tu web, por muy triviales que sean, recopilados a través de formularios básicos de recopilación de datos o simplemente la recopilación de estadísticas a través de simples cookies de seguimiento en tu sitio web. Debido al hecho de que tratas datos de personas en España, el RGPD así como la Ley LOPDGDD se aplicarán a tu entidad sin importar lo pequeña que sea tu empresa y si es o no una empresa multinacional. La única excepción surgirá cuando el uso de los datos sea doméstico, pero si tu web es profesional o comercial, no hay excusa: mejor prevenir que pagar una multa.
